Cum verifică VAN35 firmele?

Încarci documentele firmei în Firma mea, la „Acte”, iar echipa VAN35 le verifică de mână. Înscris luni–vineri până la 16:00: confirmat până la 18:00. Altfel, a doua zi lucrătoare până la 12:00.

Pe VAN35, fiecare firmă își dovedește existența cu documente. Fiecare document îl verifică un om din echipa VAN35, nu un program automat.

Ce documente se cer

Documentele se cer după ce face firma, nu după ce a ales la înscriere:

Toate firmele, din orice țară — completezi Cine reprezintă firma: numele, funcția și dacă apari ca administrator în extrasul firmei. Dacă nu ești administrator, îl sunăm pe administratorul firmei ca să confirmăm că lucrezi pentru ea. Nu cerem copia documentului de identitate.
Verificarea firmei (cu ea accepți oferte și trimiți oferte directe) — Certificat de înregistrare (ONRC). Casa de expediție bifează Firma mea e casă de expediție (în Firma mea → Date); Poliță FFL (polița de răspundere a casei de expediție) e opțională.
Ca să licitezi și să iei curse — în plus Licență de Transport. În Acte stă în aceeași listă, cu mențiunea Ca să licitezi. Nu oprește trimiterea cererii de verificare: o poți urca înainte sau după aprobare.
Asigurare CMR e opțională: în Acte te întrebăm „Ai asigurare CMR?”; la Da urci polița, la Nu nu faci nimic. Nu oprește nimic.
Firmă din Republica Moldova sau Ucraina (și, când se deschide, din UE) — singurul document obligatoriu e extrasul din registrul de stat al țării firmei (Extras de firmă (Registrul de stat) în Moldova, Extras din registrul de stat (Витяг з ЄДР) în Ucraina, Extras din registrul comerțului (din țara firmei) în UE), la verificare și la orice acțiune (licitare, luarea curselor, acceptarea ofertelor). Licența de transport, asigurarea CMR și polița FFL sunt opționale, fiindcă firma ia des vanul de la altcineva. Datele firmei scrise de mână le compară echipa VAN35 cu extrasul înainte de aprobare. În Acte stau la Alte documente (opționale), cu eticheta Opțional. Dacă le urci, au dată de valabilitate și le verifică echipa VAN35. Pentru firmele din România nu se schimbă nimic.

La licență și la polițe se completează Valabil până la. La certificat poți completa și Data emiterii (opțional). Fișierele pot fi PDF, JPG, PNG sau WebP, de cel mult 10 MB fiecare.

Vanurile tale (opțional) — sub documente poți adăuga fiecare van: numărul de înmatriculare, masa maximă din talon (câmpul F.2) și, dacă vrei, talonul și copia conformă. Nu blochează nimic. VAN35 e doar pentru vanuri până la 3,5 t: un van cu masa maximă peste 3.500 kg nu se poate adăuga.

Pași

Deschide Firma mea (din meniu sau din iconița de profil) și apasă fila Acte.
Completează Cine reprezintă firma și apasă Salvează.
Dacă firma e casă de expediție, bifează Firma mea e casă de expediție.
La licență și la polițe completează întâi Valabil până la, apoi urcă fișierul în căsuța lui (apeși pe căsuță sau tragi fișierul în ea).
Când documentele de la Documente pentru verificare sunt urcate, apasă Trimite spre validare.
Starea devine În Verificare Manuală. Echipa verifică fiecare document în parte. Înscris luni–vineri până la 16:00: confirmat până la 18:00. Altfel, a doua zi lucrătoare până la 12:00.
Primești o notificare cu rezultatul: Companie verificată, sau cererea se întoarce la tine cu motivul, dacă un document a fost respins.
Licența o verifică echipa separat. Până nu e verificată, nu poți licita. Asigurarea CMR, dacă o urci, o verifică tot echipa, dar nu te oprește.

Verificarea continuă după aprobare

Documentele se verifică din nou la fiecare ofertă trimisă și la fiecare acceptare. Dacă licența de transport a expirat, ori licența nouă n-a fost încă verificată de echipă, firma nu poate licita și nu poate lua curse. Asigurarea CMR și polița FFL nu opresc nimic, nici expirate. Totul se deblochează după ce echipa verifică documentul nou. Ca să nu te prindă nepregătit, primești o notificare cu 30 de zile și cu 7 zile înainte să expire licența, asigurarea CMR sau polița FFL, și încă una a doua zi după ce a expirat. Documentul nou se urcă din același ecran, cu Urcă documentul nou (vezi articolul „Mi-a expirat un document").

Când ai nevoie de verificare

Poți să îți faci cont, să te uiți prin Mărfuri și să postezi marfă fără verificare. Verificarea se cere în momentul în care faci ceva care te leagă de un partener: când trimiți o ofertă, când accepți o ofertă, când trimiți o propunere de cursă sau când scrii în chatul unei comenzi. Dacă nu ești verificat, apare fereastra Verificare necesară pentru această acțiune, cu butonul Încarcă documente.

Ce văd ceilalți

Firmele verificate au lângă nume semnul Verificat (în lista de oferte), Transportator Verificat (în Mesaje) sau o bifă ✓ (pe cardul mărfii din Mărfuri). Semnul arată doar că VAN35 a văzut documentele firmei. Nu este o garanție pentru fiecare cursă.

Probleme frecvente

Verificare respinsă — echipa a respins un document. Citește motivul afișat în Acte (spune ce document), urcă documentul corect și apasă din nou Trimite spre validare.
Am încărcat documentele, dar nu s-a întâmplat nimic — verifică dacă ai apăsat Trimite spre validare. Până atunci documentele sunt doar încărcate, nu trimise.
Butonul „Trimite spre validare" nu merge — n-ai completat Cine reprezintă firma sau lipsește certificatul de înregistrare. Licența, asigurarea CMR și polița FFL nu sunt cerute aici.
Doar trimit marfă. Îmi trebuie licență de transport? — nu. Pentru verificare ajunge certificatul de înregistrare. Licența îți trebuie doar dacă vrei să licitezi la mărfuri; asigurarea CMR și polița FFL sunt opționale.
Firma mea e din Moldova sau Ucraina. Ce documente trebuie? — doar extrasul din registrul de stat al țării firmei. Cu el trimiți cererea de verificare și, după aprobare, poți licita, lua curse și accepta oferte. Licența, asigurarea CMR și polița FFL sunt opționale. Firmele din Moldova iau orice cursă, și pe cele cu încărcarea și descărcarea în România; cele din Ucraina, doar curse care pleacă din România sau ajung aici. Fără licență declarată, expeditorul vede asta la acceptare și bifează că alegerea e a lui.
Pe marfa unei firme scrie „Firmă în verificare" — firma și-a scris singură datele (de exemplu e din Moldova sau Ucraina), iar echipa VAN35 încă nu le-a comparat cu documentele ei.